Azienda chiusa in un solo giorno, smart working per centocinquanta persone. E un’operatività che è sempre rimasta stabile ed efficiente, grazie a tecnologie digitali e rapidità decisionale.

È stata questa la reazione di Velvet Media, agenzia di marketing e comunicazione veneta recentemente premiata dal Financial come una delle aziende in maggior crescita in tutta Europa all’emergenza Coronavirus. Una decisione che ha garantito ai clienti la continuità del servizio anche fuori gli orari classici di lavoro, migliorando di fatto l’offerta nonostante il periodo di crisi.

“Potevamo tenere aperti gli uffici, rispettando le misure previste dal decreto”, dichiara Stefano Negroni, HR & operations director di Velvet Media. “Ma abbiamo deciso di andare oltre, vogliamo diventare un esempio per chi mette ancora a rischio i lavoratori costringendoli ad andare a lavorare in azienda. Vogliamo dimostrare che è possibile far lavorare 150 persone da casa e ci siamo riusciti senza un solo ritardo, senza creare il minimo disagio alla clientela. Siamo un’azienda che nasce digitale e vive online. Siamo i pionieri di un nuovo modello di resistenza al Coronavirus, una resistenza che però garantisce gli impegni presi coi clienti: lo smart working al cento per cento”.

Il primo step è stato quello di una totale riorganizzazione interna dei dipendenti. Tutto il personale oggi lavora in smart working, grazie ad uno sforzo per installare i programmi gestionali anche nei pc privati. Per mantenere i rapporti aziendali, è stato deciso di guardare al mondo dei videogiochi. Adesso in Velvet si comunica tramite Discord, una app poco nota perché usata principalmente dalle comunità di gamer e ora adattata alle esigenze di ufficio: si sfruttano le potenzialità video e la condivisione innovativa dello schermo che può durare per ore senza intoppi.

Le riunioni da allora sono organizzate via Webinar, lo strumento di comunicazione interna ufficiale è diventato Slack mentre WhatsApp si usa per le call multiple coi clienti. Sono state concesse ferie e permessi ai dipendenti in base alle richieste individuali. I rapporti coi clienti sono tenuti costantemente via mail, social e telefonino, i progetti proseguono in orari di lavoro standard ma anche di sera e nel weekend. In ufficio il primo giorno della crisi sono rimasti solo i manager. Ma subito dopo l’estensione dello smart working è stato chiesto anche a loro di abbandonare le scrivanie. E da allora gli uffici di Velvet Media sono chiusi.

In remoto è attiva anche Damarì Feltracco, la manager della felicità di Velvet: i suoi consigli psicologici sono utilissimi ai dipendenti in questa fase di stress. Contemporaneamente, i dipendenti sono stati motivati a cambiare comportamenti lavorativi con una strategia a obiettivi che ha garantito premi economici a fine anno in base alla produttività e non in base alle ore lavorate.

Non solo: è nata spontanea la voglia di raccontarsi a vicenda come si lavora da casa e di come l’agenzia sia operativa anche se le luci in ufficio sono spente. I selfie e le foto delle postazioni di lavoro improvvisate sono state diffuse sui canali social ufficiali dell’agenzia e soprattutto sui profili privati dei dipendenti.

“Scelte personali che rappresentano il mood dell’azienda”, conclude Negroni. “L’energia dei lavoratori e la loro gioia nel proseguire l’operatività da casa ci danno energia e abbiamo avuto feedback entusiasti dai clienti. In questo periodo di crisi è necessario diffondere messaggi coraggiosi e gioiosi, Velvet è in prima linea anche su questo fronte”.