Togetherness, politeness e awareness sono i tre pilastri su cui si basano le linee guida elaborate da Doing, società di servizi digitali di Capgemini, per aiutare le aziende a garantirsi produttività ed engagement ai tempi del coronavirus. Perché se le tecnologie digitali vengono usate male, in maniera non appropriata o non al momento giusto, rischiano di creare disaffezione, confusione e malumore nei team di lavoro, con effetti negativi sull’avanzamento e l’efficacia dei progetti in corso.

Stormo fa pensare a un gruppo compatto di uccelli in volo, spesso usato come metafora per descrivere una organizzazione basata su fiducia reciproca e collaborazione. In questo caso, “Stormo” è anche acronimo del progetto “Smart Team Organization Module” ideato da Doing, la società di servizi digitali del Gruppo di consulenza francese Capgemini. L’obiettivo è quello di offrire delle linee guida su come usare le tecnologie per rendere più efficace la connessione smart di team globali e diversificati che collaborano da remoto, garantendo produttività e armonia, con lo sviluppo di nuove competenze e semplificazione nell’utilizzo degli strumenti.

I principi e le regole di Stormo sono raggruppabili in tre aree: Togetherness, Politeness e Awareness.

Togetherness: collaborazione basata sulla fiducia

  1. Obiettivi condivisi per un traguardo comune

Definire da subito un project plan chiaro, con un ruolo definito per ciascun membro, compresi i benefici individuali e di gruppo previsti. Essere, e far sentire ciascuno, parte attiva del progetto, compresi i clienti.

  1. Costruire la fiducia, fatto dopo fatto

Fidarsi e sentire la fiducia è ancora più difficile a distanza, in assenza di frequenti scambi informali. Misurare e comunicare ogni progresso diventa quindi essenziale: stabilire checkpoint molto frequenti e strumenti di monitoraggio dell’avanzamento dei progetti.

  1. Signori, è il capitano che vi parla!

Il ruolo del team leader è cruciale per mantenere la direzione, il ritmo e la motivazione, con momenti di comunicazione sia informale che ufficiale, scritti e condivisi con il team. Tenere un diario di bordo scritto e condiviso da aggiornare regolarmente. Ma siccome la relazione è reciproca, anche i membri del team potrebbero cercare il loro responsabile, sia individualmente sia come team.

  1. Pianifica, pianifica, pianifica

Nella collaborazione a distanza non c’è spazio per improvvisazione. Servono processi decisionali chiari, responsabilità precise, programmazione e trasparenza. Come? Con meeting frequenti e focalizzati, dando spazio a ciascuno.

Politeness: gli strumenti giusti al momento giusto

Le e-mail sono utili per condividere esiti di riunioni, obiettivi e report, meno per discussioni e brainstorming. Le videoconferenze aiutano a ricreare il clima dell’ufficio con le telecamere accese, per cogliere anche le espressioni non verbali e capire “chi sta dicendo cosa”.

Le Conference Call vanno trattate con cura. Le persone vanno salutate dal moderatore man mano che “entrano” nella call, vanno silenziati tutti all’inizio, alla fine va fatto un giro di feedback e vanno rispettati i tempi.

Chat e messaggi sono rapidi e flessibili, da usare per comunicare i progressi quotidiani e per gli incontri one-to-one.

I documenti condivisi, accessibili a tutti, trasmettono trasparenza e innovazione, facilitano il coinvolgimento del team e la comprensione degli step del progetto. Nonostante tutta questa tecnologia, serve ancora prendere appunti su carta e poi condividerli con il team con una foto scattata sullo smartphone.

Infine, il calendario condiviso aiuta a organizzare le riunioni, ma va gestito con cura, individuando la fascia oraria più comoda a tutti (vedi sotto punto 3).

Awareness: consapevolezza e condivisione

  1. La cultura è la chiave per capirsi

Valorizzare le differenze culturali del team, comprendendo i diversi background, provenienza, età, etnia e organizzando una “Culture Map”.

  1. Anche l’avatar ha un cuore

Esprimere le proprie emozioni con il linguaggio non verbale nelle videochiamate (espressioni facciali e mani) e con gli emoticon nelle mail e chat, ma senza esagerare.

  1. Pianificare la giornata lavorativa

Trovare una fascia oraria condivisa per le riunioni quotidiane on-line, che sia comoda anche per chi vive in regioni del mondo con fusi orari diversi. Assicurarsi che ciascuno abbia angoli adeguati per lavorare e ritmi sostenibili a casa, dovendo conciliare famiglia e lavoro negli stessi spazi.

  1. Verba volant, screenshot manent

Fare attenzione all’uso delle parole e al loro significato. La scrittura viaggia veloce e vive per sempre. Una frase fuori luogo impatta di più sui canali digitali che davanti alla macchinetta del caffè. Predisporre una “Fair speech policy”.

  1. Nessuno resti off-line

Dare a tutti la possibilità di esprimersi nella comunicazione digitale, padroneggiando per primi come team leader gli strumenti digitali per coinvolgere e motivare i propri collaboratori.